Kada se osvrnemo na pandemiju COVID-19 i kako smo komunicirali tokom nje, jasno nam je da u poslovnom svetu nove realnosti koju je pandemija postavila više ništa neće biti isto. Svima koji se bave komunikacijama trebalo bi da bude jasno da mnogo toga što se radilo nekada, u post-pandemijskom svetu više neće funkcionisati. Pogotovu će drugačije izgledati organizacija seminara, konferencija, sajmova i korporativnih događaja, kao i najobičnijih sastanaka.
Virtuelni i hibridni događaji
Virtuelni događaji ili oni na kojima jedan deo publike prisustvuje lično, a drugi virtuelno, postojali su i pre pandemije, ali su tokom nje postali jedini mogući. Tako su i organizacije koje nikada nisu ni pomišljale na njih bile primorane da ih organizuju, a onda su postale svesne njihovih benefita.
Predviđanja su takva da će većina eventova i posle korone nastaviti da bude virtuelna ili hibridna, pošto se pokazalo da štede vreme i novac. Najvažnije je ipak da se na njima okupi što više ljudi, pa se nameće pitanje mogu li ovakvi eventovi to da postignu.
Da li je sadržaj najvažniji?
Pandemija nije učinila naše živote pretrpanijim, ali je pokazala koliko je nepotrebnih sastanaka ispunjavalo prosečan kalendar. To može predstavljati problem za planere događaja posle nje, jer potencijalni učesnici sve strožije biraju one na kojima će učestvovati i malo im treba da preskoče događaj koji im ne zvuči interesantno.
Veoma je bitno da sadržaj eventa koji se organizuje bude relevantan. To je jedan element koji ga može izdvojiti od konkurencije, pa je pred organizatorima veliki izazov da njihova ponuda premaši očekivanja učesnika.
Iskustvo koje učesnik nosi sa događaja je to što ga sigurno izdvaja od ostalih. Kako bi ono bilo jedinstveno i vredno pamćenja, treba biti inovativan i iskoristiti sve prednosti tehnološkog razvoja prilikom organizovanja virtuelnog, kao i bilo kog drugog, događaja.
Eventovi generalno treba da daju prioritet angažovanju i iskustvu učesnika, odnosno korisnika. Na kraju krajeva, konferencije se ne sastoje samo od emitovanja informacija i njihovog ponavljanja, već i od međusobne interakcije njenih učesnika. Sa tim u vezi, networking predstavlja najveći izazov za organizatore virtuelnih i hibridnih eventova.
Kako postići spontanost u virtuelnom okruženju?
Kako bi virtuelni ili hibridni event bio uspešan neophodno je nadomestiti nedostatak fizičkog umrežavanja.
Polazište za to je svakako ćaskanje onlajn, uživo, pa je bitno podsticati dijalog među učesnicima. Prostor za upite, funkcionalno ćaskanje i ankete u realnom vremenu samo su neki od načina da organizator događaja u njega uključi i ostale virtuelno prisutne učesnike.
Zbog dobrog networkinga virtuelni događaj mora sadržati sesiju razmene informacija. Dobra stvar je i zajedničko, odnosno istovremeno, testiranje nekog proizvoda, virtuelni kurs sa praktičnom sesijom, dovođenje stručnjaka ili influensera koji bi odgovarao na pitanja učesnika i ulazio u debate sa njima i slično… Ima sigurno još puno načina da se nadomesti nedostatak lajv networkinga, samo treba svoju kreativnost dići na maksimum.
Dodatni korak u virtuelnom angažovanju jeste korišćenje alata koji publici pružaju personalizovanije iskustvo, kao i dobar odabir platforme. Uz mnoštvo opcija u digitalnom svetu veoma je bitno odabrati najsavremeniju platformu koja omogućava najbolje povezivanje sa publikom, kao i njihovu međusobnu interakciju. Sa tim u vezi, u planiranje događaja je neophodno uključiti IT stručnjake.
Promocija virtuelnog događaja podjednako je bitna kao i kod fizičkog. Za to treba koristiti sve neophodne resurse, pogotovu digitalni marketing.
Virtuelni događaj neće oponašati fizički, ali ipak treba uzeti u obzir sve aspekte njegovog planiranja kako bi bio interesantan i uspešan. Naravno, čak i kada je sve do najsitnijeg detalja isplanirano i organizovano, treba imati i rezervni plan za krizne situacije. Taj plan bi trebalo da obuhvata svaku sitnicu koja bi mogla da krene naopako, kao i spisak rešenja za sve potencijalne probleme.
Povratak u „normalnost“
Virtuelni i hibridni događaji sigurno će biti polazna tačka većine kampanja u post-kovid vremenu, pogotovu što mnogi stručnjaci ukazuju na to da tek ulazimo u eru virusa i da će nam se izolacija dešavati mnogo češće nego što se nadamo da će biti.
Međutim, i nevezano od toga, usled aktuelne pandemije, kompanije i organizacije su redefinisale značenje vrednosti i načine poslovanja. Mnoge kompanije koje nikada ranije nisu razmišljale o organizovanju virtuelnog ili hibridnog događaja učinile su to iz potrebe da ostanu povezane sa svojim klijentima. Mnoge organizacije su ih u početku posmatrale kao privremenu opciju, ali nakon što su shvatile vrednost koju pružaju, kažu da će nastaviti da ih organizuju i u post-pandemijskom svetu.
