10 saveta za organizaciju rada u svetu posle korone

Rad u kancelariji nakon pandemije? Prekretnica za sve firme i zaposlene u Srbiji je definitivno 15.03.2020. godine. Maltene preko noći je bilo potrebno prebaciti celokupno poslovanje u digitalnu sferu. Sada, šest meseci nakon prvog talasa, stvari se naizgled vraćaju u normalu. Pitanje koje se svima nameće je kako se ponovo prilagoditi radu iz kancelarija i da li je uopšte moguće vratiti se na stari način organizacije na radnom mestu?

Uz određene izmene u organizaciji radnog mesta da podrži i zaposlene koji rade na daljinu ili deo radnog vremena u kancelariji otvaraju se nove mogućnosti za kompanije. Broj potencijalnih zaposlenih raste , manji je odliv i fluktuacija zaposlenih, jer ne moraju menjati posao u slučaju selidbe. I dok neke zemlje tek razmišljaju o tome da ove opcije uvedu u svoj zakon, u Srbiji je rad od kuće regulisan kao vrsta ugovora o radu. Iako nedovoljno definisan, u trenutnoj situaciji poslodavci koji budu nudili ove opcije svojim zaposlenima će biti u prednosti u odnosu na konkurenciju.

Upoznajte svoje zaposlene da biste ih bolje organizovali

Novonastala situacija je primorala skoro sve kompanije da pređu na rad od kuće, ali ovaj način rada nekim zaposlenima odgovara više nego drugima. U idealnoj situaciji, svaki zaposleni bi trebalo da može da bira uslove rada koji odgovaraju njegovim individualnim sklonostima. Da bi firme mogle da odgovore na zahteve svojih zaposlenih prvo je bitno da razumeju potrebe različitih vrsta radnika. Oni se mogu podeliti u tri glavne grupe:

  1. Zaposleni koji rade iz kancelarije tokom cele godine – ovo su zaposleni koji maksimalno koriste benefite organizacije koja je postojala i pre krize sa virusom COVID-19. Oni provode svoje radno vreme u kancelariji koju obezbeđuje poslodavac. Koriste opremu koja im je tamo dostupna i većinu interakcija sa kolegama imaju uživo.
  2. Zaposleni koji rade na daljinu tokom cele godine – ovi zaposleni koriste prednosti rada na daljinu da sve svoje obaveze obavljaju od kuće ili nekog drugog mesta koje nije kancelarija poslodavca. Koriste opremu koju obezbeđuje poslodavac ili oni sami. Većinu interakcija imaju preko poziva i online sastanaka.
  3. Zaposleni koji kombinuju ova dva načina rada – ovi zaposleni deo radne nedelje provode na radnom mestu poslodavca, a deo na drugoj lokaciji. Samim tim kombinuju pristupe druga dva opisana tipa zaposlenih.

Neminovno ove tri grupe imaju različite potrebe u smislu prostora, radnih sati, interakcije sa kolegama ili pak opreme koja im je neophodna. Kako bi se obezbedio optimalan protok informacija potrebno je da se celokupno radno mesto prilagodi.

10 predloga za unapređenje organizacije

Kompanije koje budu uvodile izmene u poslovanju imaju veće šanse da se bolje pozicioniraju na tržištu rada. Kroz promene radnog mesta mogu ponuditi dodatne benefite svojim zaposlenima.

Kako ovo postići?

  1. Obezbediti prave alate – u slučaju kada deo ili svi zaposleni rade od kuće, alati koje oni koriste da bi se povezali postaju njihova kancelarija. Pravi izbor pouzdanih alata za video pozive, podelu zaduženja i praćenje rezultata je osnova za dobru organizaciju rada.
  2. Podsticati socijalizaciju među zaposlenima – pored poslovne komunikacije i praćenja rezultata, potrebno je obezbediti i kanale komunikacije koji podržavaju razvijanje timskog duha među zaposlenima kako bi se poboljšala komunikacija i samim tim efikasna razmena informacija.
  3. Organizovati adekvatan prostor – određenim zaposlenima treba prostor za timske i video sastanke, drugima odgovara da imaju zasebnu kancelariju, nekim timovima odgovara open space, nekim zaposlenima treba radni sto samo deo dana u nedelji… Radni prostor kompanije je potrebno transformisati u odnosu na pojedinačne potrebe zaposlenih.
  4. Omogućiti pristup informacijama – veliki broj kompanija i dalje čuva dokumentaciju vezanu za poslovanje u papirnoj formi. Da bi zaposleni mogli efikasno da rade na daljinu potrebno je im omogućiti pristup svim bitnim informacijama.
  5. Olakšati snalaženje – zaposleni koji rade deo vremena iz kancelarije će biti produktivniji ako imaju olakšan pristup informacijama i ljudima koji su im potrebni. Kreiranje mape kancelarija, jasno obeležavanje prostorija i opreme može umnogome olakšati tranziciju između rada od kuće i iz kancelarije.
  6. Garantovati mogućnosti za usavršavanje – zaposleni koji rade na daljinu treba da imaju iste mogućnosti za usavršavanje kao i oni koji rade iz kancelarije. Potrebno je jasno iskomunicirati njihove mogućnosti za usavršavanje preko platformi i kanala koji su im dostupni.
  7. Spremiti podršku – zaposleni koji su navikli na rad iz kancelarije mogu imati poteškoća sa prilagođavanjem na rad na daljinu ili saradnju sa kolegama koje nisu fizički prisutni. Menadžeri naročito mogu osećati nelagodu kada nisu u istom prostoru sa zaposlenima za koje su zaduženi.
  8. Informisati spoljne partnere – mušterije, dobavljači i ostali spoljni partneri moraju biti obavešteni o izmenama u poslovanju ako utiču na njih. Kao što i zaposlenima treba vremena da se prilagode na nov način rada, isto važi i za spoljne saradnike.
  9. Osluškivati zaposlene – izmene radnog prostora i kulture poslovanja su izazov za sve zaposlene. Pored praćenja rezultata rada potrebno je pratiti i mišljenja zaposlenih. Oni mogu dati konkretne predloge koje oblasti se mogu dodatno unaprediti.

Sve ove izmene olakšaće zaposlenima da se osećaju uključeno u kolektiv, da budu produktivniji i da efikasno obavljaju svoje zadatke, ali jedna izmena bez koje sistem rada od kuće ili hibridnog rada ne može da funkcioniše jeste:

1 Kreiranje nove korporativne kulture koje kreću od vrha menadžmentaimplementiranje nove kulture rada je najefikasnije kada promena dolazi od menadžmenta. Zaposleni prihvataju promene u kulturi poslovanja firme kada su one predstavljene kao jedan od osnovih principa te kompanije.

Izvori:

https://robinpowered.com/blog/workplace-remote-hybrid-employees/

https://startuptalky.com/future-of-virtual-hiring/

https://www.paragraf.rs/dnevne-vesti/060520/060520-vest5.html

https://hbr.org/1998/05/the-alternative-workplace-changing-where-and-how-people-work

https://blog.trello.com/remote-team-communication-cheat-sheet

https://www.wework.com/ideas/office-design-space/essential-guide-activity-based-working

You open the talent pool